[웨비나] 협업 툴을 스마트하게 도입하려면(feat. 플로우)

코로나19 팬데믹을 거치면서 일하는 방법에 대한 기업들의 고민이 커졌다. 급변하는 환경에서 비즈니스를 존속하고, 디지털 혁신을 이루기 위해서 일하는 방식부터 혁신해야 한다는 것을 절실하게 깨달았기 때문이다.

이 때문에 협업 툴 도입을 고민하는 회사들이 많아졌다. 카톡방에서 대화를 나누는 방식으로는 업무 프로세스를 개선하고 효율적인 커뮤니케이션을 이뤄내기 어려워서다.

지난 22일 개최된 <바이라인플러스> 웨비나 ‘2024 일의 미래 DX- 협업툴 업무 혁신 전략’에서는 마드라스체크 이학준 대표가 협업 툴을 활용해 일하는 방식을 바꾸는 방안에 대해 발표했다. 마드라스체크는 플로우라는 협업 툴을 공급하는 업체다. 플로우는 최근 삼성전자, 현대모비스 같은 국내 대기업이나 BMW 등 글로벌 기업에 공급해 주목을 받고 있다.

이 대표는 플로우 등 협업 툴을 활용해서 얻을 수 있는 이점을 6가지로 꼽았다.

첫번째 이점은 디지털 워크플로우 정립이다. 디지털 워크플로우란 업무를 디지털 방식으로 계획, 처리, 자동화, 자산화하는 프로세스를 말한다.

적지 않은 기업들이 업무 진행상황을 여전히 공정표에 체크하는 방식으로 공유한다. 중간에 의사결정자가 현재 진행상황을 보고 싶을 때는 별도로 보고서를 작성해 주간 회의, 월간 회의 등에서 공유한다. 의사결정자가 실시간으로 업무가 진행되는 상황을 파악하기 어렵다.

그러나 디지털 기반의 협업 툴을 이용하면 업무와 관련된 누구나 현재의 업무진행 상황을 한눈에 알 수 있다. 별도의 보고체계를 갖추지 않아도 되기 때문에 실무자들은 업무 그 자체에 집중할 수 있다. 의사결정자 입장에서는 실시간 업무 상황을 보면서 의사결정을 내릴 수 있고, 다음 순서 업무 담당자는 자신이 업무에 투입될 시점이 언제인지 정확히 파악할 수 있다.

리모트 리더십 확립도 협업 툴로 정립할 수 있는 가치다. 제조나 유통기업의 경우 공장이나 매장이 본사와 떨어져 있는 경우가 많다. 이런 경우 원격에서도 업무에 대한 가시성을 확보할 필요가 있다. 예를 들어 숙취해소제 ‘컨디션’을 제조하는 HK이노엔은 각 공장의 1일 생산량을 비롯해 업무 진척 상황을 플로우의 태스크로 등록해 관리한다. 각 생산라인의 반장이 모바일 기기로 실시간으로 데이터를 등록하면, 이 데이터는 본사에 공유되고, ERP 등의 시스템에 등록된다. 원격에서도 공장 상황을 한 눈에 파악하고 지시를 내릴 수 있다.

AI 활용도 협업 툴의 장점이 될 수 있다. 직원들이 사용하는 업무 전용 챗GPT를 만들 수 있다. 예를 들어 은행 상담창구 직원이 고객과 상담할 때를 가정해보자. 창구직원이 모르는 업무 프로세스나 상품, 제도 등에 대해 고객이 질문할 수도 있다. 이럴  때 내부 AI 챗봇을 활용하면 상담직원이 모든 것을 알지 못해도 고객과 상담을 진행할 수 있다.

협업 툴은 목표관리와도 연결될 수 있다. 플로우의 경우 최근 각광을 받고 있는 목표관리도구인 OKR(목표와 핵심결과 지표)과 연결돼 있다. 목표에 맞는 프로젝트가 등록되면, 플로우에서 커뮤니케이션하고 프로세스를 체크한다.

하지만 많은 기업들은 새롭게 협업 툴을 도입한 이후 방치하곤 한다. 협업 툴은 단순히 도구를 도입해서 끝나는 게 아니고, 직원들이 그 툴을 이용해 일하는 방식을 바꿔야 성공할 수 있다. 온보딩(On Boarding, 안착)을 어떻게 이뤄낼 것인가는 협업 툴 도입의 가장 중요한 요소라고 볼 수 있다.

이학준 대표는 “협업 툴의 성공적인 안착을 위해서는 오너십의 강력한 의지가 필요하다”면서 “협업 툴을 기반으로 커뮤니케이션하는 것을 조직의 문화로 만들어야 한다”고 말했다.

또 성공적인 협업 툴 안착을 위해 또하나 필요한 것은 사용하기 쉬워야 한다는 것이다. 좋은 기능을 가진 협업 툴은 많지만, 사용하기 어려워 현업에서 외면 받는 경우가 많기 때문이다. 이 대표는 “플로우는 페이스북 정도만 할 수 있으면 이용할 수 있다”고 말했다.

마지막으로 SaaS(Software as a Serveice) 와 같은 신기술을 활용하는 것도 중요하다고 이 대표는 설명했다. 디지털 기술 도입을 위해 SI(시스템 통합) 프로젝트를 발주하는 방식은 디지털 전환에 오히려 걸림돌이다. 언제든 필요한 소프트웨어를 SaaS 방식으로 초기 비용 없이 도입해야 한다. 대규모 IT 프로젝트를 일으키는 것은 시간과 비용이 많이 들고, 실패에 대한 리스크도 크기 때문이다.

이 대표는 “2022년 M&A 빅딜 순위를 보면 10개 중에 4개가 SaaS 회사”라면서 “글로벌 소프트웨어 시장에서 SaaS는 이제 완전히 중요한 산업으로 자리잡았다”고 말했다.

글. 바이라인네트워크
<심재석 기자>shimsky@byline.network

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