“경비지출관리도 디지털 전환이 필요하다”

이 기사는 협업 솔루션 ‘플로우’를 만드는 스타트업 마드라스체크가 11월 8일 개최한 ‘flow+er’ 행사의 세션 내용을 정리했습니다.

“경비지출관리에도 디지털전환이 필요합니다. 반복 업무를 줄이고, 중요한 일에 집중해야 하기 때문입니다.”

8일 서울 잠실 롯데호텔에서 플로우가 개최한 ‘Flow+er 2022’ 행사에서 심유진 비즈플레이 기획마케팅 실장은 자사의 경비지출관리 솔루션 ‘비즈플레이’를 소개하면 이같이 말했다.

심 실장에 따르면, 비즈플레이는 기업의 법인카드 사용이나 출장비 정산을 자동화하는 솔루션이다. 비즈플레이를 사용하면 경비를 사용한 이후 직원들이 일일이 오프라인 영수증 첨부와 같은  증빙에 시간을 투자할 필요가 없다. 자동으로 경비가 등록되고, ERP(전사적자원관리) 등과 연동돼 회계처리까지 된다.

기업에는 숨겨진 비용이 많다. 눈에 보이지는 않지만 직원들의 시간과 리소스를 잡아먹는 비용이다. 경비지출관리도 여기에 속한다. 심지어 고객과 미팅할 때 사용한 경비보다 경비지출을 회사 내에서 사후 승인받고 처리하는 과정에 더 많은 비용이 들 수도 있다. 안 실장은 경비지출관리에 평균 58달러가 들고, 이를 수정하는 데에 또 52달러가 드는 것으로 나타났다고 전했다. 그만큼 경비지출을 처리하는데 직원의 시간이 소요되는 것이다.

반면 비즈플레이를 이용하면 이런 부가적인 활동에 낭비되는 시간이 최소화된다고 안 실장은 강조했다. 경비를 쓰고 이를 처리하기 위해 모바일 앱만  몇번 터치하면 되기 때문에 30초면 경비처리가 가능하다는 것이다.

또 법적인 규제 등도 손쉽게 지킬 수 있다. 일부 기업은 법적으로 반드시 영수증을 보관해야 하는 경우도 있다. 경비관리 직원은 하루종일 영수증에 풀칠하는 경우도 있다. 그러나 비즈플레이를 활용하면 법적으로 인정받는 전자문서로 영수증이 보관된다고 심 실장은 강조했다. 사진만 찍어서 첨부하면 된다는 이야기다.

심 실장은 AI를 활용한 자동화를 비즈플레이의 강점 중 하나라고 소개했다. OCR(문자인식)을 통해 영수증의 구체적인 내역을 텍스트로 추출할 수 있다. 회계적으로 요청이 있을 경우 사진을 찍어 구매내역을 자동으로 등록할 수 있다는 것이다.

경비처리관련 프로세스도 자동화가 가능한 영역이다. 예를 들어 30만원 이하의 경비를 썼으면 팀장에게만 보고가 들어가고, 30만원을 초과하면 CFO(재무책임자)에게까지 알림을 전달 할 수 있는 식이다.

비즈플레이는 일반 경비 외에 출장경비 관리에도 유용하다고 심 실장은 설명했다. 비즈플레이를 통해 숙박이나 항공 및 교통을 예약하면, 별도로 경비를 등록하지 않아도 자동으로 경비처리가 된다고 한다. 이를 위해 비즈플레이는 국내 유명 온라인 여행사나 항공권 발매 플랫폼과 제휴를 맺었다.

이 외에 경비보고서도 자동으로 생성되고, ERP 등과의 연동도 간단하다고 심 실장은 강조했다.

심 실장은 “부수적이고 반복적인 일을 줄이고 본질적인 일을 하는 것이 디지털 전환의 목표”라면서 “경비지출관리와 같은 업무부터 디지털로 전환해야 한다”고 말했다.

글. 바이라인네트워크
<심재석 기자>shimsky@byline.network