이 기사는 협업 솔루션 ‘플로우’를 만드는 스타트업 마드라스체크가 11월 9일 개최한 ‘flow+er’ 행사의 세션 내용을 정리했습니다.

코로나19로 인한 사회적 거리두기는 업무환경에 변화를 불러 일으켰다. 일상 생활의 변화가 업무 환경의 변화로 연결된 셈이다. 이 과정에서 오피스의 개념은 물리적인 개념을 탈피했고 다양한 기업들이 협업툴을 이용하는 계기가 되었다. 그렇다면 협업툴을 통해 직원의 업무 증진을 이끄는 방법은 어떤 것일까.

9일 서울특별시 송파구 롯데호텔 월드점에서 협업 솔루션 플로우 운영사 마드리스체크가 개최한 ‘flower 2022’ 에서 발표 중인 백세명 마드라스체크 AM팀 총괄팀장

9일 서울 송파구 롯데호텔에서 협업 솔루션 플로우 운영사 마드리스체크가 개최한 ‘flower 2022’ 에서 백세명 마드라스체크 AM팀 총괄팀장은 ‘협업툴을 활용한 일-잘러원칙’이라는 주제로 발표했다. 그는 협업툴이 기업의 다이어트를 돕는 도구와도 같다고 비유했다.

백 팀장은 과거 협업툴의 정의와 현재 플로우가 정의하는 협업툴의 정의를 나눴다. 백세명 팀장의 설명에 따르면 기존 협업툴의 정의는 기업이나 조직의 빠른 커뮤니케이션을 위한 메신저, 일정공우, 등을 지원하며 원활한 업무 소통을 가능하게 해주는 소프트웨어다. 

백 팀장은 플로우를 통해 협업툴을 재정의했다고 이야기했다. 플로우가 추구하는 협업툴의 목적은 ▲회사의 목표와 도구가 연결 ▲회의 등 업무기록이 항상 기록 및 공유 ▲회사의 데이터를 어디서든 열람 가능 ▲정보 유출 방지를 위한 보안 ▲업무 도구 업데이트 및 유지다.

우선 백 팀장은 플로우를 통한 생산성 증진을 강조했다. 그는 자사 협업툴 플로우 사용자들에게 설문조사를 진행한 결과 기존 이메일과 단톡방 등으로 하루 평균 67분을 사용했다면, 플로우 사용 이후 하루 평균 55분을 단축할 수 있었다고 말했다.

그는 김난도 교수의 트렌드 코리아 2023을 통해 제시된 트렌드 중 3가지에 주목했다. 오피스빅뱅, 인덱스관계, 선제적 대응 기술이다.

우선 오피스 빅뱅이다. 백 팀장의 설명에 따르면 이는 오피스 개념의 변화를 의미한다. 그는 기존 오피스가 단순한 사무공간이었다면, 현재 오피스는 물리적 업무 환경의 경계가 허물어지고 디지털로 업무를 볼 수 있는 다양한 공간으로 재편성되었다고 말했다. 오늘날 들어 근무는 회사 사무실 뿐 아니라 회사 밖, 제 3의 공간에서 업무를 진행한다. 또한 제조업 등과 관계 없이 변화는 계속해서 이어가야 한다고 강조했다. 

두번째는 인덱스관계다. 인덱스관계란 목적별로 인간관계를 나누는 것을 의미한다. 백 팀장은 조직관리 측면에서도 인덱스 관계의 특성 반영이 필요하다고 이야기했다. 팀 단위가 아니라 프로젝트, 과제별로 인력을 뭉쳤다 자유롭게 해체하는 것이 필요하다는 의미다.

이 때 그는 조직에서의 일잘러 분류를 소개했다. 일을 잘하기 위해서는 4단계를 거쳐야 한다는 설명이다. 그는 ▲업무 숙련도 증진▲기획력▲리더▲C레벨로 단계를 나눴다.


우선 1단계는 업무 숙련도의 증진으로 주어진 업무를 회사 방향성에 맞춰 능숙하게 처리하고 전문성을 인정받는 단계다. 백 팀장은 회사에 맞춰 능숙함을 증진하는 것이 중요하다고 설명했다. 이를 위해 개인의 기초적인 지식 훈련, 직장 상사의 정확한 코칭, 조직 방향성에 대한 이해도 높이기, 목표 달성에 대한 몰입, 그리고 반복된 직무 경험이 중요하다고 말했다. 

백 팀장은 1단계 이행을 위해 플로우에서는 신규 입사교육을 진행한다고 밝혔다. 개인 기초 지식 훈련 및 직장 상사와 정확한 코칭이 중요하다고 말했다. 플로우는 OKR 목표 관리를 한다.  OKR 목표와 프로젝트를 연결하고, 업무 리스트를 자동화해 연결한다. 또한 조직원들은 이 결과를 주간 리포트로 정리할 수 있다. 백 팀장은 플로우를 통해 업무 숙련도를 높이고 업무 집중도를 높일 수 있다고 말했다. 

2단계는 기획력 단계다. 백 팀장은 2단계를 업무 숙련도를 쌓으면서 얻은 경험치를 토대로 새로운 아이디어나 좋은 비즈니스 방식을 정식적으로 기획하고 회사에 제안하는 단계라고 말했다. 기획력을 갖추지 않으면 다음 단계로 성장하기 어렵기 때문이다. 

백 팀장은 기획 역량을 키우기 위해서 ▲브랜드에 대한 팬심 기르기▲시장 조사▲새로운 아이디어는 현재 문제로부터▲피드백으로 디테일 살리기▲보류된 아이디어 다시 살리기가 필요하다고 이야기했다. 실패한 아이디어도 계속 곱씹어봐야한다고 말했다.

브랜드의 팬심 기르기는 제품에 대해서 누구보다도 잘 알아야 한다는 의미다. 그래야 긍정적인 방향으로 기획의도를 제안할 수 있다. 또한 제품 기획자와 최대한 많이 이야기를 해 제품에 대한 이해도를 높일 필요가 있다고 말했다. 플로우는 시스템 내에서 프로젝트 하위 업무를 배열한다. 댓글을 통해 진행 상황 등을 공유할 수 있고 담당자를 빠르게 파악해 채팅으로 의사소통할 수 있다.

백 팀장은 피드백으로 디테일을 살리자는 아이디어도 강조했다. 그는 자사 협업툴 플로우에서는 피드백 기능을 통해 디테일을 피드백 받을 수 있다고 말했다.

백세명 팀장은 3단계에 대해 리더의 단계라고 소개했다. 또한 업무 숙련도와 기획력을 가진 인물을 조직 리더로 이끄는 단계라고 설명했다. 그는 리더의 퍼즐론을 제시하며 개개인의 역량과 역할에 따라 가장 빠르게 맞출 수 있는 업무미션을 부여해 마치 퍼즐조각을 맞추는 것처럼 일해야 한다고 말했다. 그는 개개인의 역량과 역할이 다르다는 것을 인정하고 팀이 같이 맞출 퍼즐과 개인 퍼즐을 분류하는 것이 중요하다고 말했다. 이 중 잘하는 사람은 회사에 어필하는 것도 리더의 덕목이라고 말했다. 

4단계는 C레벨의 단계다. 회사의 큰 방향성을 수립하고, 새로운 비즈니스를 제안할 수 있는 최종 C레벨 경영진을 의미한다. 이날 백 팀장은 CWO(Cheif workflow offiece)를 소개하며 새로운 업무체계와 프로세스를 통해 조직을 조율하는 새로운 책임자다. 조직 내 인덱스관계 관리에 정점에 있는 인물이라고 말한다.

마지막으로 세번째 트렌드는 선제적 대응 기술이다. 백 팀장은 넷플릭스를 예로 들며 프로필에 따라 다른 맞춤형 콘텐츠, 개인화를 추천한다고 이야기했다. 그는 플로우 또한 선제적 대응을 위해 최근 사용자 설문 조사에서 개인화, 즉 업무 비서의 필요성을 느꼈다고 이야기했다. 이를 통해 향후 계획에 선제적으로 반영 중이라고 설명했다.

한편, 이날 백 팀장은 기업의 다이어트를 돕는 협업툴이 되겠다고 마무리했다.


 글. 바이라인네트워크
<성아인 기자> aing8@byline.network 

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