천하제일 협업툴 대회, 플로우의 강점은?

[box] 본 기사는 팬데믹 시대, 중소기업 비대면 업무 혁신 웨비나 – 비대면 업무환경을 위한 쉬운 협업툴, 플로우/ 마드리스체크 이학준 대표 편을 정리한 것입니다.[/box]

협업툴을 도입해 재택근무를 하는 회사는 어떻게 일하고 있을까? 여기 A사의 사례가 있다.

# 코로나19로 사회적 거리두기가 2.5단계로 격상됐던 지난 9월, A사도 재택근무를 전면 시행키로 했다. 재택 근무 첫 날, 이 회사의 직원 B씨는 눈 비비고 일어나 목욕재계하고 습관처럼 출입문을 나서려다, 아차 오늘부터 재택근무지, 라는 걸 깨달았다. 이 회사의 출근 시간은 오전 10시. 9시 45분께 책상 앞에 앉은 B씨는 노트북을 열고 회사가 선택한 협업툴을 켜서 “출근했습니다”라는 일정을 하나 등록했다. 띵동, 띵동. B씨가 등록한 글에 줄지어 댓글이 달린다. 부서원들의 출근  기록이자, 나는 이제 일할 준비가 됐다고 알리는일종의 의식이다.

B씨는 오늘 할 일이 무엇인지 확인하려 리포트 화면을 연다. 리포트에는 오늘 B씨가 해야 할 일, 다른 팀에서 업무 협조 요청을 한 일 등이 중요도에 따라 나열된다. B씨 역시 다른 팀에 업무 협조 요청을 한다. 해당 팀원의 스케줄을 확인한 후 어떤 업무에 도움이 필요한지 요점과 마감일, 우선순위 등을 적어 알림을 보낸다.

급한 일을 먼저 처리하고 나니 점심시간이다. 점심은 배달. 밥 먹고 돌아와서 졸린 시간에 화상회의가 열린다. 안건을 결정하고 나서, 해당 일에 필요한 이들끼리 채팅 방을 연다. 필요한 파일은 이 채팅 창을 주고 받는데, 그 기록이 모두 자료방에 남아 있어 언제든지 필요할 때마다 검색으로 찾아볼 수 있다. 어느새 퇴근 시간. 오늘 할 일 중 누락된 것은 없는지 확인하고, 팀원들에게 바이바이. 인사 후 노트북을 닫기 전에 늦은 시간에는 업무 알람이 울리지 않도록 설정을 해놓는다. 자, 이제 저녁은 뭘 먹지?

A사는 실제로 있는 회사다. 어디냐면, 협업툴 ‘플로우’를 만드는 마드라스체크다. 앞선 사례는 이 회사의 이학준 대표가 최근 바이라인네트워크가 연 웨비나 ‘팬데믹 시대, 중소기업 비대면 업무 혁신’에서 소개한 내용을 각색한 것이다.

현재 플로우를 쓰는 회사는 마드리스체크 외에도 현대자동차, 현대모비스, JTBC, 비지에프 리테일, SK인포섹, 웹케시, OCI 등 대기업과 언론, 유통회사, IT 회사, 제조업 등 다양하다.

협업툴 시장의 경쟁은 치열하다. 직원들의 업무 효율성을 늘리고 더 빠른 커뮤니케이션을 하길 바라는 것은 대다수 기업 경영자들의 욕구다. 사내 그룹웨어나 일반 메신저로는 채울 수 없는 ‘결핍’을 공략하고 나선 곳들이 협업툴이다.

이 시장은 최근 10년 사이 꾸준히 커지고 있었는데, 코로나19 이후 재택근무가 확산되면서 성장세가 더욱 가팔라졌다. 기업의 입장에선 어떤 협업툴이 있는지, 실제 적용했을 때 정말로 효과가 있을지가 궁금할 수밖에 없다. 따라서 얼핏 서로 비슷해 보이는 협업툴들은 각자 어떤 부분에서 차별성이 있는지를 설득하는데 경쟁의 초점을 둔다.

플로우도 그런 서비스 중 하나다. 이학준 대표는 플로우의 강점을 크게 ‘직관적 사용법’과 ‘한국 기업의 업무 형태에 맞춤한 세부 사항’으로 꼽았다.

이 대표는 창업 후 고객사를 늘리기 위해 1000여곳 이상의 기업을 돌아다니며 가장 많이 들었던 이야기가 “협업툴 좋긴 좋은데 쓰기 어렵다, 사람들이 잘 안 쓴다, 그냥 회사에서 쓰라는 툴만 하나 더 늘어난 느낌이다” 같은 것들이었다고 했다. 아무리 좋은 툴을 만들어도, 회사의 임직원들이 쓰기 어려우면 말짱 꽝이라는 이야기다.

따라서 이날 웨비나에서 이 대표는 협업툴의 직관성에 대해서 강조했다. 플로우의 경우에는, 익숙한 메신저를  연상하게 하는 형태로 만들었다. 쉽게 말하면 네이버 밴드 스타일의 프로젝트 방과 카카오톡 스타일의 메신저를 결합한 올인원 협업툴이라는 것이다.

예컨대 네이버 밴드에서 그룹방을 만들 듯 프로젝트 방을 만들어 필요한 사람을 초대하고, 그 곳에서 타임라인 방식으로 커뮤니케이션을 할 수 있게 하는 식이다. 기존에 메신저를 쓰던 이라면, 크게 어렵지 않게 플로우를 쓸 수 있게 해 진입장벽을 낮췄다는 점이 플로우의 강점이라고 이 대표는 설명했다.

또 다른 부분은 국내 기업의 실정에 맞도록, 기업들이 원하는 부분을 디테일하게 플로우에 반영했다는 것이다. 대표적 사례가 ‘업무처리’ 기능이다. 이 대표에 따르면 메신저나 이메일로 일할 때 가장 크게 지적 받았던 것이 각 업무 단위에서 누가 이 일을 하고 있고, 마감일은 언제고, 또 현재 일의 진행상황이 어떠한지 실시간으로 추적하고 공유하는 것이 부족하다는 부분이었다.

현재 플로우를 도입해 쓰고 있는 통인익스프레스의 이호 회장은 “올 1월부터 플로우를 도입해 프로젝트 단위로 업무 보고를 하는 체제로 전환했다”며 “기존에 이메일을 통해 업무를 할 때 보다 일의 결정에 걸리는 시간이 크게 단축돼 업무 효율이 두 배 가까이 개선됐다”고 말했다.

이 외에 플로우는 자료 저장 기능을 제공한다. 메신저나 이메일로 일하다보면 시간이 지나거나 용량이 클 경우 “기간이 만료되어 열 수 없는 파일”이라고 되어 있는 경우가 잦고, 또 전체 파일이나 목록을 정리하는 것도 까다로운데 협업툴의 경우에는 이를 일목요연하게 정리해서 저장하는 기능을 제공하기 때문에 업무의 연계성 측면에서 유리하다는 것이다.

이 대표는 관련해 “일의 흐름이 직관적 리포트로 제공되고 있으므로 임원이나 중간관리자 입장에서는 팀원이 어떻게 일하고 있는지 쉽게 파악할 수 있고, 실무자 입장에서도 협력해야 하는 다른팀의 카운터 파트에서도 어떻게 일이 되고 있는지 진척도를 정확하게 파악할 수 있는 부분이 플로우의 장점”이라고 말했다.

글. 바이라인네트워크
<남혜현 기자> smilla@byline.network