재택근무 시대의 문서 관리는 어떻게?
코로나19로 기업들 사이에서 재택근무가 새로운 근무형태로 자리잡았다. 가트너가 전세계 인사부문 관리직 800명을 조사한 결과, 기업들 88%가 재택근무를 장려하거나 의무화하고 있다. 또 대부분의 기업들이 코로나19 종식 이후에도 재택근무를 유지할 계획이라고 답했다. 우리 정부에서도 재택근무에 대한 중요성을 피력하는 등 확산이 되고 있다.
다만, 재택근무 시행으로 발생하는 문제도 있다. 보안기업 지란지교시큐리티가 코로나19가 기업보안에 미치는 영향을 조사한 결과, 응답자 95%가 추가적인 IT보안 문제에 직면하고 있는 것으로 나타났다. 원인으로는 재택근무를 하는 직원들이 검증되지 않은 소프트웨어(SW) 툴, 서비스를 이용(47%)하고 있는 것이 지목된다. 이 경우 기업의 기밀 등 주요 정보가 유출될 위험이 있다.
최근 바이라인네트워크가 주최한 <팬데믹 시대, 중소기업 비대면 업무 혁신> 웨비나에서 박현숙 지란지교시큐리티 부장은 재택근무로 인해 발생할 수 있는 보안위협을 소개하고, 해결방안을 제시했다.
박현숙 부장은 “코로나19가 본격화된 지난 2월말 이후 스피어피싱 공격이 667% 급증했다”며 “신규 랜섬웨어 등장과 기존 랜섬웨어 변종 주기가 빨라지고 있다”고 전했다. 이어 “과거에는 랜섬웨어가 불특정 대상을 목표로 이뤄졌다면 최근에는 공격 대상 비중이 늘어나고 있으며, 변종이 등장하면서 보안 솔루션을 무력화하고 있다”고 설명했다.
따라서 비대면 환경, 즉 재택근무 시 기업이 고려해야 하는 요소로 ‘데이터 보안과 생산성’이 지목된다. 박 부장은 “재택근무의 핵심은 언제,어디서나 업무 연속성을 확보하는 것으로, PC의 주요 자료를 중앙 스토리지에 저장해 이를 자산화하는 것”이라며 “동시에 외부유출과 보안위협도 막아주는 문서 중앙화 솔루션이 최근 각광을 받고 있는 이유”라고 설명했다.
실제로 지란지교시큐리티는 팬데믹 이후 문서 중앙화 솔루션 도입 문의가 이전보다 200% 이상 증가했다고 밝혔다. 기업들은 문서 중앙화 솔루션을 통해 원격근무 시 발생하는 데이터를 보호하고, 업무의 효율성과 연속성을 유지하고 있다.
문서 중앙화는 개인화된 업무 환경을 중앙화된 업무환경으로 전환, 각 PC에 산재된 지식자산을 중앙 스토리지에 저장하는 것을 말한다. 이때 개인PC의 로컬 드라이브, USB 저장을 원천 차단해, 내외부 위협으로부터 데이터 보호를 할 수 있다.
지란지교시큐리티의 문서중앙화 솔루션 ‘다큐원’은 사용자PC로부터 정보유출을 차단하고, 기업의 데이터를 다큐원을 통해 통합 관리해 보안과 협업 기능을 모두 제공하는 것이 특징이다.
최근 가장 주목받는 기능은 ‘재택근무 모드’다. 문서 중앙화 에이전트를 설치해 개인 PC나 회사 노트북에서 재택모드로 전환해 업무를 할 수 있어 편의성이 뛰어나다. 사내에서 지정한 동일한 보안정책이 반영된다. 재택근무를 종료하고 회사로 복귀하면 사내 PC 모드로 전환되며, 재택근무 시 생성한 문서를 그대로 활용해 업무의 연속성을 보장한다.
다큐원을 통한 랜섬웨어 차단도 가능하다. 보통 이메일 첨부파일이나, 확인되지 않은 프로그램 혹은 파일을 내려받는 과정에서 랜섬웨어에 감염된다. 그러나 다큐원의 매체제어 기능은 사용자 PC에 문서가 저장되는 것을 차단하기 때문에 랜섬웨어 등 보안위협으로부터 보호할 수 있다.
이밖에도 다양한 보안 기능이 있다. 중앙서버 스토리지 내 파일 암호화, 개인정보 암호화를 통해 기업 문서자산을 보호한다. 보안 드라이브를 생성해, 파일을 백업하고 용량 설정을 할 수 있다. 문서 프린트 출력 시, 워터마크를 인쇄하고 문서 구조 분석을 통해 비정상 포맷 탐지, 문서 내 액티브 콘텐츠 원천 제거 등의 파일무해화(CDR) 기능을 지원한다.
구성원들이 협업할 수 있는 기능도 제공한다. 다큐원을 통해 전사, 부서, 팀, 개인별 협업 폴더를 통해 실시간 공유, 협업을 할 수 있다. 이때 파일 반출 전송 결재시스템을 활용해, 결재가 된 파일에 한해 내부협업, 외부고객, 협력사와의 협업을 지원한다.
업무 생산성 향상을 위한 태그, 본문 검색, 로그, 이력관리 등 편의 기능을 지원하며, 작업파일 이력 및 히스토리 관리, 시점별 문서 복원 등 파일 관리 기능도 제공한다.
다큐원은 다양한 업무환경에서 이용할 수 있다. PC, 노트북 뿐만 아니라 태블릿, 스마트폰 등으로 업무를 보는 사용자를 위한 모바일 버전이 있다. 기존의 PC환경과 동일한 윈도우 탐색기를 지원하기 때문에 사용자가 PC와 동일한 경험을 할 수 있는 것이 장점이다.
한편, 다큐원은 K-비대면바우처플랫폼 사이트에서도 신청할 수 있다.
글. 바이라인네트워크
<홍하나 기자>0626hhn@byline.network
