가비아, 하이웍스 ‘외부 전자계약’ 기능 출시

가비아(대표 김홍국·원종홍)는 올인원 업무 플랫폼 ‘하이웍스’에 외부 전자계약 기능을 출시했다고 16일 밝혔다.

이용 기업은 임직원 근로계약뿐 아니라 거래처, 고객사, 프리랜서와의 계약까지 하이웍스 한 곳에서 체결하고 관리할 수 있게 됐다.

그동안 근로계약과 외부 계약을 종이 인쇄·날인, 등기 우편, 별도 전자계약 서비스 등 서로 다른 방식으로 처리해 왔다. 계약서가 부서와 담당자별로 흩어지면서 지난 계약을 찾거나 전체 현황을 파악하기 어려운 경우도 많았다.

외부 전자계약 기능이 더해지면서 근로계약과 외부 계약을 하이웍스 한 곳에서 처리할 수 있게 됐다. 흩어져 있던 계약 문서가 한 플랫폼에 모여 지난 계약을 찾거나 전체 현황을 파악하기도 쉬워졌다. 두 계약은 서명 대상과 처리 영역이 달라 각각 별도 기능으로 제공된다.

이용 기업은 등록해 둔 템플릿을 불러오거나 파일을 올려 계약서를 작성할 수 있으며, 같은 템플릿으로 여러 상대방에게 한 번에 발송하는 ‘대량 전송’ 기능도 활용할 수 있다. 서명 요청은 이메일이나 카카오톡으로 발송된다. 내부 임직원은 하이웍스 플랫폼 안에서, 외부 담당자는 별도 로그인 없이 수신한 이메일 또는 카카오톡을 통해 바로 서명 가능하다.

신규 기능은 전자결재 시스템과 연동되는 것이 특징이다. 결재 승인이 완료된 계약서 첨부파일을 별도로 내려받아 재업로드할 필요 없이 그대로 발송할 수 있어 업무 절차가 대폭 단축된다. 관리자는 회사 내 모든 계약 문서를 문서함에서 일괄 조회하고 다운로드할 수 있으며, 사용자별로 메뉴 및 기능 접근 권한을 세부적으로 지정해 보안성도 높일 수 있다.

이처럼 기존에 계약서 인쇄, 등기 우편 발송, 서명 회신 대기 등으로 수일이 소요되던 계약 체결 과정이 하이웍스를 통해 온라인에서 실시간으로 처리된다. 이를 통해 인쇄비와 등기 비용 등 제반 비용을 절감할 수 있으며, 반복적인 계약 업무도 한층 효율적으로 처리할 수 있다. 아울러 가비아는 도입 기업이 부담 없이 신규 기능을 체험해 볼 수 있도록 최초 10건의 외부 전자계약을 무료로 제공할 방침이다.

이정환 가비아 전무는 “계약 업무는 문서 작성보다 이후 관리와 이력 추적 단계에서 기업의 부담이 더 크다”며 “근로계약과 외부 계약을 하이웍스 한 곳에 통합해, 기업이 모든 계약 이력을 일관되고 체계적으로 관리할 수 있도록 지원하는 데 초점을 맞췄다”고 밝혔다.